Το Τμήμα Γεωργίας έχει δημιουργήσει και διατηρεί βάση δεδομένων, για την καταγραφή της
διαθεσιμότητάς του βιολογικού και του υπο μετατροπή φυτικού αναπαραγωγικού υλικού εκτός των σπορόφυτων, συμεριλαμβανομένων των κονδύλων πατάτας προς φύτευση. Επίσης έχει δημιουργήσει και διατηρεί 2 συστήματα καταγραφής για τη
διαθεσιμότητα των ζώων και
ιχθυδίων υδατοκαλλιέργειας βιολογικής εκτροφής.
Οι επιχειρήσεις που εμπορεύονται βιολογικό και υπό μετατροπή φυτικό αναπαραγωγικό υλικό θα πρέπει να μεταβαίνουν στον ιστότοπο : www.seeds4organic.eu. και να εγγράφονται ως προμηθευτές φυτικού αναπαραγωγικού υλικού. Οι εγγεγραμμένοι προμηθευτές μπορούν να ανεβάζουν προσφορές σχετικά με τη διαθέσιμη προμήθεια βιολογικού και υπό μετατροπή φυτικού αναπαραγωγικού υλικού και να αναφέρουν ότι είναι διαθέσιμο για να παραδοθεί.
Όταν ένας προμηθευτής φυτικού αναπαραγωγικού υλικού ζητεί την καταχώριση μιας προσφοράς στον πιο πάνω ιστότοπο, το Τμήμα Γεωργίας (Τ.Γ.) λαμβάνει κοινοποίηση για τη προσφορά, για να επαληθεύσει τις πληροφορίες που παρέχει ο προμηθευτής φυτικού αναπαραγωγικού υλικού.
Οι Επιχειρήσεις που εμπορεύονται ζώα και ιχθύδια υδατοκαλλιέργειας βιολογικής εκτροφής έχουν τη δυνατότητα να αναφέρουν την προσφορά τους απευθείας στον διαχειριστή (Τ. Γ.) των αντίστοιχων συστημάτων και να υποβάλλουν προσφορές για την διαθεσιμότητα με το έντυπο Τύπος Γεωργίας 703 και Τύπος Γεωργίας 704 αντίστοιχα, στα Κεντρικά Γραφεία του Τμήματος στην Λευκωσία ή να αποστέλλονται με τηλεομοιότυπο στον αριθμό 22768300 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση qualityproducts @da.moa.gov.cy.
Το Τμήμα Γεωργίας, ως ο διαχειριστής της Εθνικής βάσης και των 2 συστημάτων, μπορεί στη συνέχεια να συμπεριλάβει τις εν λόγω προσφορές στην εθνική βάση δεδομένων ή στα 2 συστήματα καταγραφής, ανάλογα, αφού διασφαλίσει ότι πληρούνται οι ισχύουσες Νομοθεσίες (Ευρωπαικές και Εθνικές) που διέπουν τον έλεγχο και την πιστοποίηση του πολλαπλασιαστικού υλικού και τους ελέγχους των ζώων και των ιχθυδίων, γενικά.
Οι επιχειρήσεις βιολογικού και υπό μετατροπή φυτικού αναπαραγωγικού υλικού μόλις διαπιστώσουν ότι μια καταχωρισμένη ποικιλία δεν είναι πλέον διαθέσιμη θα πρέπει να το γνωστοποιούν στον ιστότοπο: www.seeds4organic.eu. ενώ στη συνέχεια το Τμήμα Γεωργίας θα λαμβάνει τη σχετική ειδοποίηση. Οι επιχειρήσεις ζώων και ιχθυδίων υδατοκαλλιέργειας βιολογικής εκτροφής θα πρέπει να ενημερώνουν απευθείας στα Κεντρικά Γραφεία του Τμήματος στη Λευκωσία ή να αποστέλλουν τηλεομοιότυπο για τη μη διαθεσιμότητα των ζώων, στον αριθμό 22768300 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση qualityproducts @da.moa.gov.cy.
Οι Επιχειρήσεις, οι οποίες εμπορεύονται βιολογικό ή υπο μετατροπή φυτικό αναπαραγωγικό υλικό, ζώα και ιχδύδια υδατοκαλλιέργειας βιολογικής εκτροφής θα πρέπει να είναι ενταγμένες στο σύστημα ελέγχου που διέπει τη βιολογική γεωργία (άρθρο 34 του Καν.(ΕE) 2018/848) δηλαδή να ελέγχονται από Αναγνωρισμένο Οργανισμό Ελέγχου και Πιστοποίησης και να είναι εγγεγραμμένες στο Μητρώο Επιχειρηματιών βιολογικής γεωργίας που τηρεί το Τμήμα Γεωργίας.
Οταν τα δεδομένα που συγκεντρώνονται στην Εθνική Βάση Δεδομένων ή στα δύο συστήματα δείχνουν δεν καλύπτονται οι ανάγκες σε διαθεσιμότητα ζώων και ιχθυδίων υδατοκαλλιέργειας βιολογικής εκτροφής και οι ποιοτικές ή ποσοτικές ανάγκες σε βιολογικό ή υπο μετατροπή φυτικό αναπαραγωγικό υλικό, τότε το Τμήμα Γεωργίας μπορει να χορηγήσει άδεια κατά παρέκκλιση για χρήση μη βιολογικού φυτικού αναπαραγωγιού υλικού ή για εισαγωγή ζώων μη βιολογικής εκτροφής και εισαγωγή άγριων ζώων ή ζώων μη βιολογικής υδατοκαλλιέργειας, υπό όρους.
Για τις πιο πάνω παρεκκλίσεις οι ενδιαφερόμενοι συμπληρώνουν το έντυπο «Τύπος Γεωργίας 509»ή/και «Τύπος Γεωργίας 705» ή/και «Τύπος Γεωργίας 706» . Τα έντυπα αυτά θα πρέπει να υποβάλλονται στα κατά τόπους Επαρχιακά Γεωργικά Γραφεία ή στα Κεντρικά Γραφεία του Τμήματος στη Λευκωσία ή να αποστέλλονται με τηλεομοιότυπο στον αριθμό 22768300 ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση qualityproducts @da.moa.gov.cy . Το Τμήμα Γεωργίας θα αποστέλλει στους ενδιαφερόμενους την σχετική άδεια, αφού εξετάσει τα στοιχεία της κάθε αίτησης ξεχωριστά. Η άδεια για χρήση μη βιολογικού φυτικού αναπαραγωγικού υλικού λαμβάνεται πριν από τη σπορά ή τη φύτευση της καλλιέργειας. Η άδεια για χρήση μη βιολογικού φυτικού αναπαραγωγικού υλικού, χορηγείται σε μεμονωμένους χρήστες για μία καλλιεργητική περίοδο. Για τα ζώα η σχετική άδεια χορηγείται για σκοπούς αναπαραγωγής, εισαγωγή ενηλίκων αρσενικών και ατόκων θηλυκών μη βιολογικής εκτροφής για την ανανέωση αγέλης ή κοπαδιού. Για σκοπούς αναπαραγωγής, νεαρά ζώα μη βιολογικής εκτροφής μπορούν να εισάγονται σε αγέλη ή κοπάδι που συγκροτείται για πρώτη φορά, για σημαντική επέκταση της κτηνοτροφικής εκμετάλλευσης, για αντικατάσταση μιας φυλής και για έναρξη νέας κτηνοτροφικής δραστηριότητας.
Όσον αφορά το φυτικό αναπαραγωγικό υλικό, κατά παρέκκλιση από τα πιο πάνω η αρμόδια αρχή (Τ.Γ.) μπορεί να εκδώσει μια γενική άδεια για συγκεκριμένο είδος ή/και ποικιλία, όταν το είδος ή η ποικιλία αυτή δεν είναι καταχωρημένη στη βάση δεδομένων. Η γενική αυτή άδεια θα πρέπει να καταχωρείται στη βάση δεδομένων.