Πολιτική Τμήματος Γεωλογικής Επισκόπησης
για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Γενικά
Το Τμήμα Γεωλογικής Επισκόπησης (ΤΓΕ) λαμβάνει σοβαρά υπόψη την προστασία της ιδιωτικότητας των υπαλλήλων και των πολιτών, εφαρμόζοντας την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, η οποία διασφαλίζει και τηρεί το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων (ΓΚΠΔ) 2016/679 και του Νόμου 125(Ι)2018).
Τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα (ΔΠΧ) που συλλέγονται από το ΤΓΕ περιορίζονται στα απολύτως αναγκαία για τη συμμόρφωσή του σε κάθε έννομη υποχρέωση ή την εκπλήρωση των καθηκόντων του, που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή την άσκηση της δημόσιας εξουσίας που του έχει ανατεθεί.
Η τυχόν επεξεργασία ΔΠΧ από το ΤΓΕ διέπεται από τις αρχές που περιγράφονται με σαφήνεια στο άρθρο 5 του ΓΚΠΔ. Τα ΔΠΧ που παρέχονται από το ΤΓΕ δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς που συλλέγονται. Οι σκοποί αυτοί είναι καθορισμένοι, ρητοί και νόμιμοι, στο πλαίσιο λειτουργίας του και της παροχής υπηρεσιών προς τους πολίτες («περιορισμός του σκοπού»).
Στόχος του ΤΓΕ είναι τα ΔΠΧ που συλλέγονται να είναι ακριβή και να επικαιροποιούνται, εάν και εφόσον είναι αναγκαίο, λαμβάνοντας όλα τα εύλογα μέτρα για την άμεση διόρθωση ή διαγραφή ανακριβών δεδομένων, λαμβάνοντας υπόψη τους επιδιωκόμενους σκοπούς της επεξεργασίας. Τα ΔΠΧ διατηρούνται σε φυσικά ή ψηφιακά αρχεία για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας. Το διάστημα αυτό καθορίζεται κατά περίπτωση.
Ορισμοί
«Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα (ΔΠΧ)» είναι οποιαδήποτε πληροφορία που αναφέρεται σε ένα φυσικό πρόσωπο το οποίο βρίσκεται στη ζωή και του οποίου η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί άμεσα ή έμμεσα βάσει ενός ή περισσοτέρων στοιχείων που χαρακτηρίζουν την υπόστασή του,
«Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων» σημαίνει κάθε πράξη ή σειρά πράξεων σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως συλλογή, καταχώρηση, οργάνωση, διάρθρωση, αποθήκευση, προσαρμογή ή μεταβολή, ανάκτηση πληροφοριών, χρήση, κοινολόγηση με διαβίβαση, διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, συσχέτιση, συνδυασμός, περιορισμός, διαγραφή ή καταστροφή,
«Υπεύθυνος Επεξεργασίας» είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα,
«Εκτελών την επεξεργασία» είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του υπευθύνου επεξεργασίας,
«Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων» είναι ο υπεύθυνος για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης του οργανισμού με τον Γενικό Κανονισμό για την προστασία ΔΠΧ. Ο ρόλος του είναι συμβουλευτικός και αποτελεί το σημείο επαφής μεταξύ του οργανισμού και του Επιτρόπου.
Ποια δεδομένα συλλέγονται
Στο πλαίσιο εκτέλεσης των υποχρεώσεών του, το ΤΓΕ συλλέγει και επεξεργάζεται δεδομένα τα οποία καταγράφονται στον Πίνακα που ακολουθεί.
Σκοπός επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων
Το ΤΓΕ επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα για ένα ή περισσότερους από τους ακόλουθους σκοπούς:
Για την εκπλήρωση των καθηκόντων που εκτελεί το Τμήμα.
Όταν δοθεί η συγκατάθεση του υποκείμενου των δεδομένων.
Για τη συμμόρφωση σε έννομη υποχρέωση.
Για άλλους σκοπούς οι οποίοι εμπίπτουν στις αρμοδιότητες του Τμήματος.
Τα δικαιώματα των πολιτών αναφορικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων
Η νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων παρέχει στους πολίτες τα ακόλουθα δικαιώματα, τα οποία μπορούν να ασκήσουν δωρεάν και με βάση όσα προβλέπονται στο νομικό πλαίσιο:
Δικαίωμα πρόσβασης, δηλαδή το δικαίωμα ενημέρωσης για τα προσωπικά δεδομένα ατόμου που τηρούνται στα αρχεία του Τμήματος και απόκτηση αντιγράφου,
Δικαίωμα διόρθωσης τυχόν ανακριβών προσωπικών δεδομένων, ώστε να καταστούν ακριβή, υποβάλλοντας στο Τμήμα σχετική δήλωση με τα ακριβή προσωπικά δεδομένα,
Δικαίωμα διαγραφής των προσωπικών δεδομένων στις εξής περιπτώσεις:
(α) όταν τα προσωπικά δεδομένα ενός ατόμου δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν κατ΄ άλλο τρόπο σε επεξεργασία,
(β) όταν το άτομο ανακαλεί τη συγκατάθεση επί της οποίας βασίσθηκε η επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων και δεν υπάρχει άλλη νομική βάση για την επεξεργασία,
(γ) όταν τα προσωπικά δεδομένα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία χωρίς την ύπαρξη της απαραίτητης νομικής βάσης,
(δ) όταν προβλέπεται από το νόμο η υποχρέωση διαγραφής των προσωπικών δεδομένων σας,
Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, στις εξής περιπτώσεις:
(α) Όταν αμφισβητείται η ακρίβεια των προσωπικών δεδομένων και μέχρι να επαληθεύσει το Τμήμα την ακρίβεια τους,
(β) όταν αντί της διαγραφής, ζητηθεί ο περιορισμός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων σας,
(γ) όταν το Τμήμα δεν χρειάζεται πλέον τα προσωπικά δεδομένα για τους σκοπούς επεξεργασίας, αλλά τα προσωπικά δεδομένα αυτά απαιτούνται από τον πολίτη για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων,
Δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των δεδομένων, εκτός εάν υφίστανται επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων του Υπουργείου Υγείας,
Δικαίωμα να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή η συγκατάθεση (χωρίς αναδρομική ισχύ) που έχει παρασχεθεί για ζήτημα σχετιζόμενο με την προστασία απλών προσωπικών δεδομένων και δεδομένων υγείας.
Τα εν λόγω δικαιώματα μπορεί να περιοριστούν λόγω υποχρέωσης εφαρμογής άλλου νόμου.
Για όλα τα ανωτέρω και για την επίλυση οποιασδήποτε απορίας αναφορικά με την ισχύουσα νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα, κάθε πολίτης μπορεί να επικοινωνήσει με επιστολή προς το ΤΓΕ (υπόψη υπεύθυνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων). Το Τμήμα θα απαντήσει στην αίτηση χωρίς καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος, εκτός εξαιρετικών περιπτώσεων, οπότε η ανωτέρω προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δυο ακόμη μήνες, εφόσον απαιτείται, λαμβανομένων υπόψη της πολυπλοκότητας του αιτήματος ή και του αριθμού των αιτημάτων.
Σε περίπτωση που κάποιος θεωρεί ότι προσβάλλονται τα δικαιώματά που αφορούν στην προστασία των προσωπικών του δεδομένων, διατηρεί το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Μέτρα Ασφαλείας
Το ΤΓΕ έχει λάβει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζεται η εφαρμογή της νομοθεσίας και το κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας των προσωπικών σας δεδομένων και έχει εκπαιδεύσει κατάλληλα το προσωπικό του και όλο το δίκτυο των συνεργαζόμενων με αυτό άτομα και δεσμεύσει όλους τους συνεργάτες του, οι οποίοι ενεργούν για λογαριασμό του ως Εκτελούντες την Επεξεργασία με συμβάσεις που διέπονται από τα εχέγγυα και τις διασφαλίσεις του ΓΚΠΔ.
Η πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα που βρίσκονται σε ηλεκτρονικά αρχεία περιορίζονται μόνο στους εξουσιοδοτημένους για τον σκοπό αυτό υπαλλήλους οι οποίοι είναι υποχρεωμένοι να τηρούν την εμπιστευτικότητα αυτών των δεδομένων χρησιμοποιώντας ανεξαιρέτως όλοι, μοναδικό προσωπικό κωδικό χρήση και κωδικό πρόσβασης στο συγκεκριμένο αρχείο. Οι διακομιστές του συστήματος είναι κλειδωμένοι σε ασφαλή χώρο για προστασία των αποθηκευμένων αρχείων και της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και πρόσβαση στους διακομιστές έχουν μόνο εξουσιοδοτημένοι λειτουργοί.
Οι υπηρεσιακοί φάκελοι του ΤΓΕ που εμπεριέχουν προσωπικά δεδομένα διακινούνται με βάση τον νόμο περί διαβαθμισμένων εγγράφων.
Διάρκεια τήρησης των δεδομένων
Το ΤΓΕ διατηρεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας τους στα πλαίσια της εκπλήρωσης των καθηκόντων του και της άσκησης της δημόσιας εξουσίας που του έχει ανατεθεί. Επίσης για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
Τροποποίηση στην Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων
Το ΤΓΕ διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί το περιεχόμενο της παρούσας πολιτικής σε τακτά χρονικά διαστήματα, χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση και κατά τη διακριτικής του ευχέρεια, και η αναθεωρημένη Πολιτική θα αναρτάται στην ιστοσελίδα του Υπουργείου.
Στοιχεία Επικοινωνίας Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Κλεόπας Χατζηχαραλάμπους, Ανώτερος Γεωλογικός Λειτουργός
Τμήμα Γεωλογικής Επισκόπησης
Λεύκωνος 1, 2064 Στρόβολος
Τηλ.: 22409270
Ηλεκτρ. Διεύθυνση: khadjicharalambous@gsd.moa.gov.cy
Πινακας.pdf